Abordare Planificata

Etapele procesului de consultanta sunt, in general, asemanatoare, indiferent de activitatile derulate de organizatie.Difera durata alocata fiecarei etape, timpul necesar tinand cont de profilul si complexitatea sistemului de management analizat si al activitatilor organizatiei.

1. Initiere proces

Stabilire contact
Analiza domeniului de certificare
Analiza cerintelor legale aplicabile organizatiei
Trecere in revista a clauzelor contractuale.

2. Evaluare - diagnostic initial

Compararea sistemului actual de desfasurare a activitatii cu cerintele standardului de referinta
Identificarea aspectelor tehnico-organizatorice si a practicilor curente
Identificarea situatiilor neconforme fata de cerintele standardului de referinta
Identificarea punctelor critice ale proceselor, din perspectiva sistemelor de management abordate care pot genera costuri suplimentare, incalcari ale cerintelor legale, alte probleme.
Existenta resurselor necesare: umane, infrastructura, mediu de lucru etc.
Metode de inregistrare si formulare existente.

3. Proiectarea sistemului

In urma evaluarii diagnostic, se trece la proiectarea documentatiei. In aceasta etapa sunt identificate metodele si mijloacele necesare pentru satisfacerea cerintelor sistemului de management definite in standardul de referinta. Se stabileste structura documentatiei sistemului ce urmeaza a fi implementat si este stabilit un plan de actiune pentru desfasurarea etapelor viitoare ale programului de consultanta.

4. Instruirea reprezentantilor organizatiei

Succesul actiunilor viitoare depinde foarte mult de constientizarea intregului personal, dar mai ales a personalului de management. In acest scop, se organizeaza cursuri si /sau seminare de constientizare, cu urmatoarea tematica:

Principii si concepte
Standardele in domeniul de certificare ales
Organizarea sistemului de management
Documentatia sistemului de management
Beneficii.

5. Intocmirea documentatiei

Manualul sistemului de management ales
Procedurile sistemului de management
Instructiuni de lucru/ de procese
Alte documente.

Echipa de proiect - structura:

Reprezentantul Managementului pentru Sistemul supus certificarii in calitate de sef proiect - Echipa de coordonare formata din responsabilii principalelor compartimente
Echipe de lucru pentru procedurile de sistem si pentru fiecare proces.

6. Implementarea

Etapa de implementare la client a sistemului de management, sub asistenta consultantului este definita de catre documentele elaborate in etapa anterioara si va cuprinde urmatoarele activitati:

Aplicarea propriu-zisa a procedurilor cu asistenta de specialitate
Audituri interne sub indrumarea consultantului pentru depistarea neconformitatilor sau problemelor de implementare aparute
Workshop-uri pentru analizarea neconformitatilor si stabilirea actiunilor corective si preventive.

7. Preaudit inainte de certificare

Efectuarea unui audit al sistemului implementat, audit limitat strict la cerintele standardului de referinta.
Acest audit se va finaliza, daca este cazul, cu un numar de rapoarte de neconformitate si cu un raport de recomandari finale.
Consultantul poate recomanda un organism de certificare cu care intretine relatii de colaborare si poate asigura asistenta necesara pe toata durata certificarii.

8. Asistenta in cadrul auditului de certificare

Contactarea organismului de certificare, negocierea contractului de certificare si acordarea de asistenta la auditul de certificare.